Цели и методы обучения персонала

Содержание

• 1 Сформулируем цели
• 2 Установите желаемые цели
• 3 Выбор формата обучения
• 4 Разработайте критерии оценки эффективности обучения
• 5 Определение целей обучения
• 6 Подготовьте сотрудников 
• 7 Что делает программу обучения сотрудников эффективной?
• 8 Как организовать корпоративное обучение
• 9 Какие виды корпоративного обучения бывают
• 10 Почему важно обучение и развитие сотрудников?
  • 10.1 Повышение лояльности сотрудников
  • 10.2 Развитие лидерских качеств
  • 10.3 Повышение эффективности
  • 10.4 Поднятие морального духа сотрудников
  • 10.5 Согласованность и последовательность
  • 10.6 Улучшение репутации компании
• 11 Как создать эффективную учебную программу: план и действия
  • 11.1 1. Определите цель
  • 11.2 2. Выберите метод обучения
• 12 Создание специальных Положений и Политики
• 13 Определите методы обучения 
• 14 Выберите преподавателей 
• 15 Преимущества обучения: рост бизнеса и продвижение по карьерной лестнице
  • 15.1 1. Рост производительности труда
  • 15.2 2. Меньше ошибок, больше времени и прибыли
  • 15.3 3. Больше творчества
  • 15.4 4. Счастливые сотрудники
  • 15.5 5. Снижение текучести кадров
  • 15.6 6. Хорошая репутация компании
• 16 Определите содержание процесса обучения 
• 17 Виды и подвиды

Сформулируем цели

Задумываясь о системе обучения персонала, руководители чаще всего решают круг вполне понятных управленческих задач:

• увеличить производительность труда и качество создаваемого продукта;
• повысить лояльности сотрудников, замотивировать на достижение общей цели;
• сохранить эффективных сотрудников на важных для организации должностях;
• улучшить организационную культуру и систему коммуникаций;
• быстро и комфортно провести адаптацию новых сотрудников в компании и пр.

Из существующего многообразия видов и форм обучения персонала можно выбрать несколько наиболее эффективных для достижения конкретной цели. Нужно только оценить, насколько она своевременны с точки зрения этапа решения задачи и приемлемы для уровня развития группы/сотрудника. Немаловажный фактор — экономическая оправданность выбранных методов.

Установите желаемые цели

Сформулируйте цели обучения по SMART. То есть цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, значимыми и ограниченными по времени. Нужно четко определить: 

• чему научатся сотрудники;
• какой результат действий считать хорошим;
• насколько реально научить сотрудников;
• какое значение будет иметь достижение целей для вашей компании;
• сколько времени потребуется на обучение. 

Чтобы можно было оценить качество обучения, нужно установить учебные цели так, чтобы результаты были выражены в действиях участников. Например: после обучения сотрудник научится пользоваться определенными инструментами или вырастет производительность труда.   

Выбор формата обучения

Обучение в компании может быть очным, дистанционным, либо внешним. Очные занятия ведут, как правило, специалисты из других организаций либо старшие сотрудники компании. Дистанционный формат хорошо подходит для автоматизации корпоративного обучения в региональных офисах, так как он позволяет обучить неограниченное количество сотрудников, а также проводить тестирование и следить за успеваемостью в онлайн-режиме. Не стоит ограничивать персонал в направлениях обучения, лучше дать ему возможность, помимо обязательных курсов, выбирать любые интересные им предметы. Таким образом, сотрудники смогут не только углубить знания в своей специализации, но и получить представление о другом направлении бизнеса.

При создании СДО важно учитывать, чтобы у сотрудников, руководящих процессом обучения, была возможность отслеживать число и сроки прохождения назначенных курсов и формировать статистику. Мотивировать сотрудников совершенствоваться помогают элементы геймификации, например, корпоративные подарки в качестве поощрения за пройденные курсы. 

С момента основания у нас в компании Корпоративного учебного центра в 2011 году, на базе системы дистанционного обучения (СДО) было создано 140 электронных курсов, направленных на развитие управленческих, профессиональных и корпоративных компетенций. Помимо СДО в компании существует электронная библиотека, в которой собраны российские и иностранные книги, статьи на тему маркетинга, управления, ведению переговоров и так далее, а также собственные разработки экспертов компании. Таким образом, сотрудники имеют возможность закрепить и дополнить свои знания.

Особое внимание следует уделить обучению высокопотенциальных сотрудников (HiPo). HiPo — это наиболее продуктивные сотрудники, носители уникальных компетенций, они постоянно стремятся достичь лучших результатов в своей работе, браться за новые и интересные задачи. Чтобы сохранить HiPo в команде, необходимо не давать им скучать и стоять на месте. Наиболее действенным в данном случае является создание индивидуального карьерного плана, включающего стажировки, участие в стратегически важных проектах и программах компании. В некоторых случаях будет целесообразно специально под высокопотенциального сотрудника запустить в компании бизнес-проект, в котором он сможет самореализоваться и получить необходимый опыт.

Разработайте критерии оценки эффективности обучения

Один из самых известных способов оценки эффективности обучения — модель Дональда Киркпатрика. Согласно этой модели, нужно разделить процесс обучения на четыре уровня, которые и нужно оценивать: 

1. Реакция. Проверяем, понравилось ли обучение участникам и как они планируют применять знания. Способы оценки — опросные листы, интервью, фокус-группы.
2. Обучение. Оцениваем качество полученных знаний. Инструменты оценки — тесты, практические задания, опросники.
3. Поведение. Определяем изменения в поведении участников. В частности, используют ли сотрудники новые знания в рабочей деятельности. Способы оценки — обзор поведения и результатов работы, изучение рабочих планов, опросы участников.
4. Результаты. На данном этапе оценивают экономическую эффективность обучения. Для этого нужно до начала обучения замерить определенные бизнес-показатели и после внедрения полученных знаний вновь замерить эти же показатели. Например, можно оценивать уровень продаж, повышение производительности, качество сервиса.

Обучение сотрудников жизненно необходимо компаниям, которые хотят соответствовать рыночным требованиям. Частая ошибка многих руководителей состоит в том, что они пытаются обновить штат при необходимости повышения уровня сотрудников. Это не лучший способ, поскольку знания и новых сотрудников со временем устаревают. Гораздо эффективнее обучать персонал самостоятельно по мере необходимости. Но важно правильно сформулировать цели обучения и чётко обозначить желаемые результаты 

Определение целей обучения

Первым шагом к созданию системы обучения является определение его целей и задач, например, изменение бизнес-процессов, обучение корпоративным нормам, адаптация или же повышение компетенций сотрудников.

Обязательно необходимо прописать регламент обучения. Это позволит систематизировать действия и процедуры, направленные на обучение и развитие персонала, установить взаимные права и обязанности компании и её сотрудников.

Строгих правил по составлению подобных документов нет — необходимо ориентироваться на индивидуальные потребности компании и принципы её корпоративной культуры. В зависимости от стиля компании учеба может проходить в директивном порядке, либо с учётом предложений сотрудников.

Подготовьте сотрудников 

После того как вы выбрали специалистов, которых следует обучать, нужно убедиться, что сотрудники: 

• согласны пройти обучение и имеют такую возможность;
• понимают, что от них требуется не только получение знаний, но и последующее использование их на практике;
• в точности знают и понимают поставленные цели обучения;
• готовы к проверке полученных знаний и навыков после обучения;
• знают, по каким параметрам будут оцениваться результаты обучения. 

Что делает программу обучения сотрудников эффективной?

Успешные программы обучения и развития сотрудников выходят за рамки стандартной ориентации на новых сотрудников. Это не единичные курсы, которые сотрудники иногда проходят по мере необходимости. Это стратегический, организованный, систематический подход к обучению, который согласует индивидуальный рост с бизнес-целями.

Согласно данным Linkedin о корпоративном обучении, основными целями обучения являются следующие:

• Развитие менеджеров и руководителей;
• Помощь сотрудникам в развитии технических навыков;
• Обучение всех сотрудников с разных филиалов по всему миру единым стандартам;
• Поддержка карьерного роста сотрудников;
• Стимулирование непрерывного образования.  Именно благодаря долгосрочным программам обучения и развития сотрудников компании получают наиболее значительную прибыль.

Как организовать корпоративное обучение

Корпоративное обучение, как правило, относится к зоне ответственности HR-департаментов. В крупных компаниях создаются свои отделы обучения и корпоративные университеты. Небольшие компании, как правило, привлекают тренеров и экспертов или отправляют сотрудников на тренинги, семинары и конференции.

Если посмотреть на корпоративное обучение системно, то важно учитывать, что это долгосрочная стратегия по работе с персоналом, которая соотносится с основной бизнес-стратегией компании. 

Обучение сотрудников — это ответы на вопросы. И перед планированием обучения стоит их себе задать.

Какие сотрудники и с какими компетенциями нужны компании? - Ответ на этот вопрос рождается из анализа бизнес-процессов и понимания, что должен знать уметь и стабильно применять каждый работник. 

Как быстро адаптировать сотрудника? - Если в компании нет четкой системы адаптации, то новый сотрудник может долго погружаться в рабочие процессы, отвлекать коллег, не выполнять на 100% свои обязанности. Выстроенная система адаптации позволяет сократить время на ввод в должность до минимума.

Какие специалисты нужны будут компании завтра или для реализации отдельных проектов? - Система обучения должна в том числе учитывать ближайшее будущее, чтобы заблаговременно начать поиск специалистов или подтянуть знания уже у работающих сотрудников.

Каким может быть карьерный и образовательный путь сотрудника? - Если специалист планирует строить карьеру в компании, то помимо плана движения по карьерной лестнице, необходимо иметь и план обучения нужным навыкам. Например, специалисту, чтобы успешно перейти на должность руководителя отдела, понадобятся знания об управлении командой и управлении проектами. Значит в его план обучения стоит включить соответствующие программы. 

Каким образом создавать внутреннюю базу знаний и перенимать экспертизу у лучших сотрудников? - Под понятием “отчуждение знаний” подразумевается алгоритмизация и фиксация на внешних носителях наработанных навыков и знаний. Например, IT-компания занимается внедрением программного обеспечения и настраивает оборудование в каждом офисе. Один из сотрудников придумал, как оптимизировать этот процесс, написал скрипт и успешно его применяет. Теперь нужно это знание перенести на бумагу или на электронный носитель в виде инструкции и рекомендаций.  

Какие виды корпоративного обучения бывают

Исходя из тех задач, которые решает корпоративное обучение, есть его разные форматы и виды. 

• Программа адаптации (онбординг) - обычно это комплекс разных мероприятий, начиная от общения с наставником, заканчивая прохождением welcome-тренинга — программы, на которой рассказывают о структуре компании, обязанностях каждого подразделения, миссии и целях компании. 
• Стажировка под руководством опытного сотрудника — позволяет на практике отработать необходимые навыки. 
• Лекции на актуальные темы - хороши для юристов, бухгалтеров, которые обязаны следить за всеми изменениями в законодательстве. 
• Навыковый тренинг - групповое обучение, в котором на примере рабочих или жизненных ситуаций формируются и отрабатываются новые навыки.
• Тимбилдинг - групповые мероприятия, направленные на знакомство персонала друг с другом, улучшение взаимодействия.
• Бизнес-игры - этот тип обучения близок к вышеописанным формам, но предполагает командную или индивидуальную работу в условиях искусственно смоделированных ситуаций. 
• Самостоятельное обучение с последующей сдачей теста или практической работы. 
• Внутренний семинар или конференция - когда участники готовят доклады на актуальные тему и отчитываются о своей работе. 

Все эти виды обучения можно проводить как в онлайн-, так и в оффлайн формате. Длительный карантин и работа на удаленке породили  много новых форм онлайн-обучения. Это и подкасты, и текстовые рассылки с рекомендациями и советами, групповые звонки, конференции, онлайн-курсы или онлайн-игры. Тестируйте и выбирайте варианты, которые больше всего подходят для решение текущих задач-бизнеса. 

Почему важно обучение и развитие сотрудников?

Обучение сотрудников выгодно как для сотрудников, так и для организаций, в которых они работают. Вот несколько преимуществ обучения и развития сотрудников:

Повышение лояльности сотрудников

Подбор и адаптация кадров требует значительного времени и денег. Потеря сотрудников обходится еще дороже. Стоимость текучести кадров (найм, адаптация, обучение и т. д.) очень значительна для компании и увеличивается в зависимости от опыта и стажа.

Внедрение программы обучения и развития сотрудников поможет вам развивать, удерживать и привлекать лучшие кадры, сокращая их текучесть и затраты на найм. Когда члены команды чувствуют, что ваша компания инвестирует в их карьеру, они с большей вероятностью останутся работать у вас.

Развитие лидерских качеств

Обучение и развитие сотрудников также затрагивает руководящие должности.Эффективное  руководство – главная забота организаций. Согласно статистики 89 % руководителей оценили необходимость усиления, реорганизации и улучшения организационного лидерства как важный приоритет (и более половины заявили, что их организации не готовы удовлетворить текущие потребности в лидерстве).

Обучение помогает вырастить сотрудников внутри организации и развить сильных будущих лидеров, которые вкладываются в компанию. Оно поддерживает принцип преемственности, чтобы компании могли развивать и продвигать таланты внутри организации.

Повышение эффективности

Изучение новых технологий и навыков порождает инновации и новые идеи. Хотя расходы различаются в зависимости от отрасли, в целом крупные компании тратят больше на обучение своих сотрудников. 

Обучение также может помочь сотрудникам выполнять свою текущую работу более эффективно, повышая производительность и продуктивность.

Поднятие морального духа сотрудников

Предлагая программу повышения квалификации, вы показываете своим сотрудникам, что заинтересованы в их благополучии и успехе. Программы повышения квалификации – это отличный способ объединить людей внутри компании.

Как правило,  тем, у кого схожий набор навыков, удобнее работать вместе и делиться новыми идеями. Специальные учебные курсы также могут способствовать выполнению работы, стимулировать инновации и мотивировать.

Согласованность и последовательность

Последовательность создает качественную и точную работу. Повседневные задачи и обязанности часто теряют свое качество со временем из-за устаревания процессов.

Доступ к программе обучения и развития позволяет всем оставаться на одной волне и создает единый процесс, которого каждый может придерживаться.

Программы обучения и развития сотрудников также полезны для создания согласованных практик и процессов адаптации и найма новых сотрудников.

Улучшение репутации компании

Развитие авторитетного бренда с самого начала необходимо для привлечения нужных сотрудников. В то время как репутация компании определяется многими факторами, программы обучения являются естественной отправной точкой.

Некоторые из лучших сотрудников, естественно, ищут компании, предлагающие программы обучения, чтобы гарантировать соответствие компании отраслевым стандартам.

Как создать эффективную учебную программу: план и действия

Создание плана развития сотрудника аналогично составлению плана работы: вам нужно детально прописать каждый шаг процесса.

1. Определите цель

Подумайте о том, почему вы хотите обучать своих сотрудников и что вы ожидаете от этого. Перед планированием любых действий вам стоит определить, какова ваша бизнес-цель. Она может включать повышение эффективности и доходов, сокращение расходов, внедрение новых процессов или технологий.

2. Выберите метод обучения

Теперь вы должны выбрать наиболее подходящий метод обучения. Некоторые компании отдают предпочтение традиционным методам, таким как коучинг и аудиторное обучение. Другие предпочитают онлайн-методы, которые включают образовательные видео и веб-курсы. Ниже вы найдете наиболее распространенные формы обучения.

Аудиторное обучение – одна из самых популярных форм обучения внутри фирмы. При данном обучении сотрудники осваивают новые знания по привычному сценарию высших учебных заведений: лектор читает лекцию по определенной теме, проводит презентацию, использует раздаточные материалы. Групповое обучение до сих пор пользуется большой популярностью, поскольку оно позволяет наладить прямой контакт между лектором и аудиторией.

Интерактивное обучение совмещает в себе обучение с наставником и интерактивные модули: практический анализ, групповые обсуждения, опросы, ролевые и бизнес-игры. Это направление делает обучение более интересным и развлекательным.

Обучение с наставником – другой распространенный вид обучения в режиме «офлайн». Его главные преимущества – низкая стоимость и высокие показатели эффективности. Более опытные сотрудники помогают новичкам, выстраивая профессиональные и межличностные отношения, которые часто стимулируют показатели роста.

Обучение при помощи компьютера позволяет сотрудникам обучаться удаленно. Оно включает просмотр обучающих материалов, выполнение практических заданий и теста в конце учебного курса. Многие организации отдают предпочтение обучающим курсам на компьютере, т. к. оно более гибкое для обучающих и для обучающихся.

Видеообучение считается отдельным методом обучения из-за его растущей популярности. Многие люди лучше воспринимают информацию при просмотре видео, чем при прочтении обучающего материала, поэтому этот тип обучения достаточно эффективен. Запись информации с видео позволяет организациям экономить время и деньги.

Создание специальных Положений и Политики

В нашей компании для регламентирования процесса обучения были приняты такие документы, как «Положение о развитии и обучении персонала» и «Политика в области развития и обучения персонала».

В «Положение о развитии и обучении персонала» были включены цели, задачи и формы обучения, описаны процедуры планирования и организации внешнего и внутреннего обучения сотрудников, порядок взаимодействия структурных подразделений, а также закреплены ответственность, полномочия и обязанности работников. Кроме того, положением регламентируется бюджет, выделяемый на обучение, и оценка результатов обучения.

Принципы обучения, его правила, нормы и ограничения отражены в «Политике в области развития и обучения персонала». Документ включает положения о том, что обучение является обязательным для всех сотрудников компании, вне зависимости от филиала.

Также он регламентирует связи с политиками других сфер и стратегическими целями компании. Например, если стратегической целью компании является внедрение производственных стандартов, то политика  в области обучения и развития будет связана с политикой организации производства услуги, способствуя её эффективной реализации.

Определите методы обучения 

Обучать сотрудников можно по-разному. Например, возможны такие варианты: 

• Обучение в процессе работы. Такой формат подойдет, если в компании есть высококвалифицированные сотрудники, способные стать наставниками. Привлекать к обучению сотрудников собственных специалистов можно, если подобные обязанности прописаны в должностной инструкции и/или они оплачиваются отдельно. Также можно рассмотреть возможность стажировки отдельных сотрудников в других компаниях (к примеру, у заграничных партнёров).
• Готовые системы дистанционного обучения. Этот метод целесообразен, если нужно изучить определенное направление. К примеру, программисту нужно освоить новый язык или бухгалтеру необходимо освоить возможности конкретного ПО.
• Специально организованные учебные мероприятия. В этом случае вы можете самостоятельно разработать программу обучения, включив в неё только реально полезные навыки, которых не хватает вашим специалистам.

При выборе наставничества или стажировки вы можете лишь косвенно влиять на процесс обучения. В частности, от вас потребуется постановка целей для наставника или стажёра. Выбирать готовые программы стоит только в том случае, если они соответствуют вашим целям. При разработке собственной системы обучения вы вправе самостоятельно решать, чему и как обучать. 

Выберите преподавателей 

При выборе преподавателя обратите внимание на следующие критерии: 

• Практический опыт в сфере обучения. В частности, является ли преподаватель теоретиком или практиком, добившимся определённого успеха.
• Методическая подготовка. Преподаватель должен разбираться в особенностях обучения взрослых людей, иметь навыки подготовки учебных материалов.
• Навыки преподавательской деятельности. Выясните, умеет ли преподаватель понятно излагать важную информацию, давать качественную обратную связь и управлять групповым обучением.
• Коммуникабельность. Любому хорошему преподавателю нужно уметь общаться с аудиторией и разговаривать с ней на одном языке. 

Преимущества обучения: рост бизнеса и продвижение по карьерной лестнице

Почему профессиональная подготовка настолько важна? Ответ вы узнаете из следующих шести пунктов.

1. Рост производительности труда

После прохождения эффективной подготовки сотрудники станут лучше понимать свои роли и обязанности в компании, а также смогут стать более продуктивными на рабочем месте. Компетентные сотрудники приносят неоценимую пользу своей компании, поскольку они остаются в курсе изменений в отрасли и помогают вашему бизнесу оставаться конкурентоспособным.

2. Меньше ошибок, больше времени и прибыли

Если работники не обучены должным образом, они часто могут совершать ошибки ввиду отсутствия достаточных знаний и навыков. В результате время и деньги могут быть потеряны зря, а клиенты обратятся к другой компании. Во избежание таких проблем вы можете обучить своих сотрудников приносить бизнесу только выгоды.

3. Больше творчества

Постоянное совершенствование навыков может повлиять на сотрудников и побудить их к творчеству. Свежие идеи, улучшенные стратегии и эффективные решения часто появляются после получения новых знаний и общения с компетентными людьми.

4. Счастливые сотрудники

Сотрудники становятся более счастливыми, чувствуют большую удовлетворенность от работы и мотивацию, когда проходят интересное обучение внутри компании или в рамках посещения сторонних курсов и конференций. Такие сотрудники чувствуют заинтересованность компании в их профессиональном росте и поощрение их рабочей деятельности.

5. Снижение текучести кадров

Этот пункт непосредственно вытекает из предыдущего. Когда сотрудники чувствуют, что их ценят и поддерживают, они становятся более лояльными и реже покидают компанию. В результате затраты на набор персонала значительно снижаются.

6. Хорошая репутация компании

Сотрудники, которые получают качественную подготовку, скорее всего, поделятся своим опытом с друзьями и дадут положительные отзывы о вашей компании в Сети. Все это создает хорошую репутацию для организации и помогает вашему кадровому отделу нанять подходящих сотрудников.

Определите содержание процесса обучения 

Качественное обучение должно строиться на принципах естественного получения опыта. Схема обучающего мероприятия может выглядеть следующим образом: 

1. Передача информации.
2. Практическое задание.
3. Контроль знаний.
4. Обратная связь.

То есть после изучения темы участник должен на практике показать, что он понял и чему научился. Далее преподаватель проверяет готовую работу и дает рекомендации и/или разбирает ошибки. 
Что касается подачи информации, то выбор методов зависит только от ваших возможностей и предпочтений.
Например, можно: 

• организовать офлайн-лекции;
• показывать вебинары в записи;
• вести онлайн-обучение в режиме реального времени;
• осуществлять смешанное обучение (офлайн + онлайн). 

Виды и подвиды

В зависимости от цели, которую ставит перед собой руководитель в отношении группы работников, выделяют три вида обучения:

1. Подготовка сотрудников — этот вид связан с первичным освоением специализированных знаний, умений и навыков, важных для выполнения определенной работы.
2. Переподготовка — требуется в тех случаях, когда работник меняет специализацию внутри организации.
3. Повышение квалификации — касается тех, кто претендует на повышение.

Потребность в переподготовке и повышении квалификации может также возникнуть, когда меняются требования к профессии или должности.

Иногда выделяют еще адаптационное обучение. Его цель — комфортная адаптация новых работников, освоение ими своих трудовых функций.

Классификаций методов обучения персонала существует множество. Чаще всего выделяют активные и пассивные (по степени вовлеченности обучаемого в процесс), групповые и индивидуальные, длительные и краткосрочные, очные и заочные методы.

Еще одно основание для деления методов на две большие группы — возможность совмещать учебу с работой. Будет ли достигнута поставленная цель, если обучение пройдет без отрыва от производства?

Учеба вне рабочего процесса позволяет сотруднику абстрагироваться от текущих задач, выйти за рамки привычных алгоритмов действий. Широко используются формы лекций, семинаров, тренингов, деловых игр и пр. Обучение на рабочем месте более специфичное, оно отличается практической направленностью, напрямую связано с производственными функциями сотрудника. В этом случае применимы наставничество, делегирование полномочий, ротация, копирование, метод усложняющихся заданий и пр.

Неправильно подобранные методы могут свести на нет положительный эффект от проведенного обучения. И здесь надо отталкиваться от поставленных целей и задач.

«Важно правильно снять информацию с руководителя и оценить исходную ситуацию. Бывает так, что пришел запрос на навыковое обучение для сотрудников, а после анализа вводных мы понимаем, что надо прорабатывать бизнес-процессы. Такое тоже случается», — предостерегает руководитель корпоративного университета компании СКБ Контур Александра Лузина.