Администратор это кто, что за профессия, чем занимается, плюсы и минусы, обучение, требования

Содержание

• 1 Кто это такой
• 2 История профессии
• 3 Особенности
• 4 Виды деятельности
  • 4.1 Плюсы и минусы
  • 4.2 Требования к специалисту
  • 4.3 Должностные обязанности
  • 4.4 Ответственность
  • 4.5 Полномочия
• 5 Функции и обязанности
• 6 Кому подходит специальность
• 7 Чем занимается
• 8 В каких сферах работает
• 9 Сфера торговли
• 10 Сфера развлечений
• 11 Сфера индустрии красоты
• 12 Итоги

Кто это такой

Администратор ресторана или торгового зала организовывает работу персонала, среди которых:

• продавцы;
• официанты;
• бармены и другие.

Он контролирует выполнение должностных инструкций персоналом и обязанностей в соответствии со стандартом. Есть и другие администраторы, которые называются хозяйственниками. Их полномочия больше. Они руководят сотрудниками от лица начальника предприятия, а также заключают от имени руководства договора с другими компаниями на предоставление тех или иных услуг.

Нередко администраторы производят контроль приема или сдачи товара и всегда его работа всегда согласовывается с руководством.

Трудиться в данном направлении может каждый человек, который умеет общаться с людьми. Такая работа связана в основном с управлением гостиниц или ресторанов, социально-культурного сервиса, супермаркетов и прочих заведений.

Обучиться на данную специальность можно на факультете любого вуза и получить соответствующую специальность. Получив диплом необходимо сразу также получить и практические навыки, а потом уезжать в большие города, где попытаться устроиться на работу в фешенебельных гостиницах или ресторанах, которых не так много в глубинках.

История профессии

История профессии уходит в давние времена. Тогда кафе и рестораны имели название совсем иные – корчма и таверна, гостиница называлась постоялым двором и трактиром. В те времена и взяла начало профессия администратора.

В заведениях функции администратора выполняли сами хозяева, и лишь иногда пользовались помощниками. Они приветствовали гостей, командовали работниками, сами придумывали правила, и сами же следили за их соблюдением. Чуть позднее работники, которые выполняли данные обязанности, стали называются заведующими.

Официальное упоминание о должности администратора зафиксировано в 1995 году и отмечено в классификаторе профессий.

Особенности

Администратор – это должностное лицо, работа которого связана с управлением государственной либо коммерческой организацией. Такой сотрудник по праву считается главным помощником директора. Поэтому требования к его умениям, навыкам и личностным качествам предъявляются высокие. По мнению многих работодателей, хороший администратор – это тот, кто:

- является профессионалом в области экономики и менеджмента;

- разбирается в документоведении;

- умеет обрабатывать информацию на компьютере;

- искусно владеет навыками общения;

- имеет высокие организаторские способности;

- обладает такими личностными качествами, как эмоциональная устойчивость, толерантность, способность убеждать.

Виды деятельности

Именно сфера деятельности учреждения диктует обязанности, которые выполняет человек занимающий должность.

Профессия администратор имеет множество разновидностей:

• Администратор гостиницы. Это первый человек, которого видят посетители. Он несёт ответственность за создание первого впечатления на гостей заведения. Ему необходимо сделать так, чтобы оно стало непременно положительным. Основная задача – это грамотно координировать работу отеля. Администратор гостиницы несёт ответственность за действия персонала, даёт распоряжения, консультирует. Он должен расселить гостей, ознакомить их с правилами проживания, выдать и забрать ключи от номеров, при необходимости, суметь проконсультировать их.
• Администратор кафе. Его могут называть менеджер зала или управляющий. Данный специалист управляет заведением в целом. Основная задача – организация работы всех сотрудников кафе. Администратор должен контролировать качество обслуживания, решать конфликты, консультировать гостей и создавать приятную атмосферу посетителям.
• Администратор ресторана. Сотрудник считается одним из главных, ведь он ответственный за все, что происходит в заведении, его можно назвать управляющим ресторана. Администратор может осуществлять подбор персонала и даже его обучение, встречу гостей, управление рабочими процессами. Он несёт ответственность за эффективность работы всего ресторана. Следит за чистотой, вежливостью персонала, кухней и атмосферой в целом. Иногда приходится решать и сложные вопросы, которые могут возникать довольно часто.
• Администратор салона красоты – это ответственная профессия. Специалист координирует работу многих работников: косметологов, визажистов, массажистов, а также он является лицом салона. Именно администратор – это первый человек, с которого начинается визит в салон. Его обязанности: встреча посетителей, помощь в выборе подходящих процедур, презентация дополнительных услуг, произведение денежных расчетов. Администратор, который имеет достаточный опыт работы и приятную внешность, владеющий навыками организационных моментов всегда будет на вес золота!
• Администратор магазина – это специалист, осуществляющий контроль над производством, людьми, товаром, и распределяющий процесс работы между отделами. Он руководит продавцами, кассирами, приёмщиками, грузчиками, и является взаимодействующим звеном между различными отделами магазина. Благодаря нему, осуществляется решение вопросов между сотрудниками и руководством.
• Системный администратор. Сфера деятельности работника заключается в обеспечении рабочего состояния компьютерного оборудования, поддержании центрального сервера и в администрировании локальной сети. Он ответственный за бесперебойную работу компьютеров у работников компании, за установление права доступа к интернету. Главная задача любого системного администратора – это предупредить сбой любого компонента системы и оперативно осуществить ликвидацию последствий сбоя, чтобы не нанести ущерб работе организации.
• Администратор у артиста предполагает установление связи с публикой, планирование графика его работы, организацию встреч, контроль за пиаром и рекламой, решение вопросов быта.

Следует отметить, что администратор может работать на частного клиента или находится в штате юридического лица.

Плюсы и минусы

Работать администратором считается довольно престижно и выгодно:

• Высокий доход;
• востребованность профессии;
• возможное трудоустройство во многих странах;
• постоянное развитие и совершенствование;
• развитие коммуникативных навыков;
• полезные знакомства.

Самый главный минус профессии в постоянном контакте с конфликтно настроенными людьми.

• Возможны повышенные эмоциональные нагрузки из-за стрессовых ситуациях. Это часто происходит, если чем-то недовольны клиенты.
• Много времени нужно проводить на ногах.
• Необходимость держать в голове многочисленные задачи производственного процесса.
• Большая ответственность, ведь в основном все решения проблем предприятия лежат на плечах администратора.

В последнее время многие захотели стать руководителями, это послужило причиной снижения спроса на специальность, ведь наблюдается явный переизбыток дипломированных кадров. Но, если вы имеете диплом и уже пару лет работаете в необходимом русле, то есть все шансы получить должность администратора.

Требования к специалисту

Так как сама профессия предполагает выполнение целого ряда работ по координации и проверке, то это составляет список определенных требований:

• высокий уровень коммуникабельности;
• быть сильной личностью;
• стрессоустойчивостью;
• высоким самообладанием;
• быть хорошим аналитиком;
• быть тонким психологом.

Все это позволяет создать определенную атмосферу в конкретном заведение, а также соблюдать гармонию в рабочем коллективе.

Очень важно понимать, работая с людьми, нужно понимать, что очень многое зависит от того, насколько профессионалом будет данный администратор. Особенно это касается неожиданных или конфликтных ситуаций, в которых все зависит от психологических особенностей человека, сможет ли администратор быстро принимать правильные решения, готов ли он брать на себя ответственность.

Очень важной будет и умение сохранять спокойствие, здравого смысла. Даже в самой сложной и критической ситуации.

Должностные обязанности

Обязанности администратора довольно обширные и зависят от того, в какой сфере они работают.

Администратор ресторана должен:

• встречать посетителей;
• поддерживать комфорт и приятную атмосферу для гостей заведения;
• управлять персоналом;
• работать с документами, отчётами и проводить инвентаризацию;
• разрешать конфликтные ситуации;
• организовать и проводить банкеты;
• вести кассу;
• выполнять поручения руководителей.

Администратор гостиницы должен:

• заниматься бронированием номеров;
• принимать, регистрировать, и выписывать гостей;
• предоставлять полную информацию об услугах гостиницы;
• контролировать соблюдение правил проживания в гостинице;
• контролировать качество обслуживания гостей;
• координировать работу персонала отеля;
• оперативно урегулировать конфликтные ситуации.

Системный администратор должен:

• следить за информацией;
• охранять информацию;
• грамотно вносить требуемые изменения, при необходимости;
• проводить консультации.

Администратор салона красоты должен:

• контролировать работу персонала;
• принимать звонки;
• консультировать клиентов;
• при необходимости продавать косметику;
• проводить презентации услуг салона;
• разрешать конфликтные ситуации;
• производить расчет заработной платы сотрудников.

Администратору необходимо грамотно отвечать на различные вопросы клиентов. Вопросы могут затрагивать процесс работы компании, скидки, акции, и другие тонкости работы заведения. Необходимо досконально разбираться во всех тонкостях своей работы.

• Администратору частной клиники приходится заниматься обслуживанием клиентов: отвечать на звонки, вести амбулаторные карты, брать расчет с клиентов. Работник должен выполнять все задачи, поставленные руководством от отправки факса до решения серьезных вопросов.
• Специалист в области административно-управленческой деятельности решает производственные вопросы, заполняет служебную документацию и предоставляет необходимую информацию посетителям и сотрудникам, работает с органами контроля работы учреждения.

Ответственность

Спросят с администратора абсолютно за все что он делал, и чего не делал. Он должен следить и за работой персонала и за зал, офис или салон. Администратор также несет ответственность за сохранность материально-технических ценностей.

Обычно ответственность администратора заключается в:

• ненадлежащем исполнением своих обязанностей;
• правонарушениях, которые совершаются в процессе работы;
• причинённом материальном ущербе;
• нарушении трудовой дисциплины;
• некорректном обращение к посетителям.

Если кто- то из персонала испортил имущество, виновным останется администратор.

Полномочия

Администратор имеет право:

• Требовать от руководства создания должных условий труда.
• Должность позволяет вносить предложения по совершенствованию работы предприятия.
• Получение информации, необходимой для эффективного выполнения своих обязанностей.
• Указание распоряжений и принятие необходимых действий, которые помогут устранить причины создавшейся конфликтной ситуации.

Распорядитель имеет право самостоятельно принимать решения относительно производственных вопросов и разрешению конфликтных ситуаций в пределах своей компетенции.

Функции и обязанности

Многие люди, на сегодняшний день, безусловно, слышали о должности администратора, но не всегда имеют понятие, чем именно он занимается.

Ведь, хотя и профессия довольно известна и распространена, не каждый сможет с точностью описать ее функции и предназначение.

Но практически все, при этом, точно сойдутся во мнении, что это некая должность, при которой необходимо выглядеть представительно и командовать каким-то рабочим коллективом.

В некотором смысле это мнение не стоит считать ошибочным, но это не в состоянии отразить полную картину действий, которые возлагаются на администратора.

К тому же, сейчас многие молодые люди считают, что для успешности своей карьеры им подойдет начало со ставки администратора.

Ложное это мнение или нет, возможно, узнать только на самостоятельно рассмотрев все функции и обязанности этой профессии, а потом вычислив для себя все позитивные и негативные стороны в этой деятельности.

Если брать во внимание именно функции администраторов, то они существовали и начали свою историю еще очень давно. Объясняется это тем, что еще в давние времена уже были популярны такие заведения, как таверны и шинки.

В общем, то, что соответствует современным барам и кафе. А также существовали и всяческие придорожные гостиницы.

Только вот при должности администратора в каждом таком заведении можно считать его владельца. Поскольку именно он устанавливал в своем заведении правила, следил за посетителями, управлял своими работниками, встречал и принимал гостей.

А также следил за соблюдением установленных правил. В очень редких случаях эту должность занимали приказчики. То есть те люди, которых вместо себя ставили очень богатые владельцы. И в назначенном месте они исполняли те же функции. А уже в конце двадцатого века впервые начали появляться администраторы, как таковые.

В современном мире профессия администратора настолько популярна, что его деятельность нужна практически в каждом существующем заведении.

Из-за такой разнообразности рабочих мест для администраторов, принято их делить по некоторым категориям, что касаются отраслей, в которых они оказывают свои услуги. Например, наиболее распространенными является администраторы торговых залов, что касается и ресторанов.

На них положены обязанности полностью организовать работу их персонала. То есть, продавцов, барменов официантов и прочих.

В эту же функцию входит и то, что они контролируют выполнение всех обязанностей обслуживающего персонала согласно общепринятым стандартам.

Другой вид администраторов еще называют хозяйственниками. Здесь спектр их полномочий расширяется, но при этом стают сложнее и те обязанности, которые они сами должны исполнять.

На них может быть положена функция представлять определенную фирму, от ее лица заключать договора с другими компаниями и организациями, которые касаются предоставления конкретных услуг.

К оказаниям таких услуг может принадлежать дегустация, различные акции, презентации и прочее. Как правило, такие администраторы регулируют работу мерчендайзеров и работают в данной сфере услуг.

Дополнительно в обязанности этих администраторов могут включаться и другие услуги, которые будут прописаны при их приеме на должность. Например, от них потребуется свершать контроль над сдачей и приемом товаров.

Если вы лишь планируете получить должность администратора, то вам необходимо владеть информацией о том, какое образование вам следует получить согласно ожиданиям работодателей.

Но при выборе факультета и специальности это не доставит вам особого труда. Выбирайте те направления, которые касаются управления. Это может касаться и гостиничного дела, и ресторанного, и культурной сферы.

Сотни высших учебных заведений предоставляют огромный ассортимент по выбору специальностей, окончив обучение на которых вы успешно сможете устроиться на должность администратора.

Естественно, при устройстве на должность администратора совершенно не имеет значение мужчина вы или женщина. Но, тем не менее, как работодатели, так и другие участники данной сферы деятельности, подтверждают тот факт, что женщины становятся более успешными, чем мужчины на должности администратора.

Хотя, казалось бы, это ведь работа мужчин всё контролировать и всем управлять. Но специалисты по подбору персонала отмечают, что в функции администратора входит ведь не только общение со своими подчиненными, где они могут применить строгость.

Сюда же входит и умение договариваться и найти общий язык с теми, кто не входит в ряды подчиненных для администратора. Поэтому здесь женщины, используя свое обаяние и терпеливость, справляются лучше.

Кому подходит специальность

Чаще всего администраторами работают молодые мужчины и женщины, которые имеют цель в продвижении по карьерной лестнице.

Большинство успешных и грамотных управленцев ранее были администраторами и начинали получать свой первый опыт в этой профессии. На первых парах не стоит рассчитывать на высокое финансовое вознаграждение и лёгкий труд.

Чем занимается

Для того, что бы иметь более яркую картину о том, администратор кто это такой, расскажем, чем занимается этот специалист.

• Управляет вверенной ему структурой коммерческого или государственного сегмента.
• Организовывает бесперебойную цепочку рабочего процесса;
• Несёт ответственность и отчёт за результаты своей работы перед директором и более высокими управленцами или собственниками;
• Проводит консультационные мероприятия с заказчиками;
• Совершает руководство вверенной зоной ответственности;
• Доносит руководству о возникших проблемах;
• Выполнение планов и поручений от вышестоящих руководителей.

В каких сферах работает

В настоящее время ни одно бизнес и социальное направление не обходятся без администратора. Этих специалистов мы видим практически везде:

• Социальные и государственные учреждения (администрация, банк, поликлиника, школа, дом культуры и т.д);
• Развлекательные и спортивные объекты (тренажёрные залы, бассейны, клубы, школы танцев);
• Сфера услуг (салоны красоты, соляные комнаты, массажные студии, автосервисы и т.д);
• Торговля и общественное питание (магазины, заправки, кафе и рестораны).

Сфера торговли

Торговля – очень древний род занятий людей. А умение продавать – полезный навык. Сегодня каждое торговое предприятие хочет быть конкурентоспособным. Для этого уже мало просто иметь качественный товар, нужно уметь его предложить покупателю. Такую функцию зачастую выполняет администратор магазина. В обязанности этого должностного лица входит управление работой торгового зала. Он должен осуществлять контроль за приемом и сдачей товаров, своевременностью появления продукции на прилавках, витринах магазина, проверять качество, срок годности всего ассортимента.

Чтобы привлечь клиентов, управленец может заключить договор с компанией на BTL-услуги. Такая реклама товаров в виде дегустаций, презентаций новинок повышает рейтинг предприятия, а инициатор получает законную премию.

Также администратор магазина старается не пропустить интересные промоакции. Потому что в результате предприятие получит выгодную бонусную поставку. А она лишней не бывает, так как иногда магазин несет убытки из-за воровства, просрочки товаров.

Сфера развлечений

Администратор клуба – это управленец, представительское лицо, на котором лежит ответственность за качество досуга клиентов. Данный специалист должен контролировать три направления – клубное помещение, работников, клиентов.

Хороший администратор понимает важность стильного оформления и чистоты зала. А также примыкающей территории снаружи.

В подчинении администратора находятся работники кухни, официанты и бармены, техперсонал, охранная служба. Управленец обязан следить за тем, чтобы все они соблюдали правила дисциплины, нормы гигиены и санитарии. Если, к примеру, клиент обнаружит в своем блюде волос, то это будет виной администратора, так как он не проконтролировал свой персонал.

Управляющий клубом обязан вежливо встретить посетителей, сопроводить их к столику и рассказать о возможных услугах заведения. В случае большого количества гостей он может поручить это опытному официанту. Если возникают конфликтные ситуации или клиент предъявляет претензии касательно качества сервиса, администратор должен деликатно выслушать и принять меры для разрешения проблемы.

Сфера индустрии красоты

Работа в этой сфере не так проста, как кажется. Администратор в салон красоты подбирается не только по уровню профессионализма, но и по внешним данным, ведь он будет «лицом компании». Именно его в первую очередь видят клиенты и по нему судят об уровне услуг салона.

Администратор приветствует посетителей. Он помогает подобрать процедуры, советует обратить внимание и на дополнительные услуги фирмы. Также он занимается денежными расчетами, координирует работу других специалистов салона.

Каким бы ни было направление деятельности фирмы, администратор – это прежде всего квалифицированный специалист с отличными способностями к организации и самоорганизации.

Итоги

Исходя из всей выше представленной информации, которая будет полезна для детей, планирующих свою деятельность, можно сделать вывод.

Администратор –это одна из самых востребованных профессий современности. Она, как и все имеет свои плюсы и минусы, поэтому выберет её тот, для кого это шанс получить опыт и дальнейшее развитие. Теперь вы знаете администратор кто это.

Возможно вам будет интересна статья: Агент по недвижимости, определение, чем занимается.