Координатор проекта – функции, обязанности и должностная инструкция

Суть работы

Координатор – это представитель компании, координирующий работу других сотрудников. Ежедневно ему приходится выполнять множество образующих общую схему работы действий: принимать звонки, общаться с клиентами, решать административные и финансовые вопросы и многое другое. Организация крупных специализированных тематических форумов, съездов и фестивалей, делегирование обязанностей между другими сотрудниками, работа с клиентской базой – и это ещё далеко не всё, что выполняет координатор. Функции его столь обширны, что создаётся следующее впечатление – эта должность больше всего придётся по душе людям с природными организаторскими задатками.обязанности координатора

Кому подходит

Большое количество людей выражают желание попробовать себя в роли координатора. Понятно, что сначала эта профессия кажется очень сложной. Однако, начав работу и постепенно втягиваясь в курс дела, начинаешь хорошо во всем разбираться и любить свою работу.

К тому же, эта профессия имеет много плюсов, таких как хорошая заработная плата, а также то, что сама работа является очень увлекательной, интересной и значимой. Однако, не стоит думать, что эта профессия творческая. Как раз наоборот, она скорее больше похожа на точную математическую науку.

Вы справитесь с такой работой, если у вас аналитический склад ума, целеустремлённый, волевой характер, вы эмоционально устойчивы. Также вы должны различать способность командовать с корректным перекладыванием обязанностей. Если все эти качества у вас присутствуют, то вам стоит попробовать себя в провести координатора.

Что должен знать

Координаторы – это сотрудники компании, которые должны быть в курсе всего происходящего, поскольку от их осведомлённости и правильности принятия решений зависит как успешность отдельно взятого проекта, так и прибыльность организации в целом.

Профессиональный координатор проекта – это залог успеха любого начинания. Он должен в совершенстве владеть следующей информацией:

  1. названия и основные характеристики реализуемой продукции;
  2. полный товарный ассортимент;
  3. процесс и основные правила хранения и продажи продукции;
  4. совокупность разнообразных технических и офисных программ, которые непрерывно связаны с рабочим процессом.
  5. прочие специфические сведенья о проекте и продукции.

В обязанности входит:

  1. подбор персонала (промоутеров, супервайзеров) для выполнения проектных задач и его мотивация к плодотворной работе;
  2. обучение набранной команды, посредством тренинга (где промоутерам объясняют цели и задачи проведения предстоящей промо-акции, сообщают график и место работы);
  3. организация кастингов, на которых клиент, после того как персонал презентовал промо-речь, выбирает лучших для работы на проекте;
  4. составление графика работы персонала;
  5. бронирование места для проведения промо-акции, если акция проводится в торговой точке;
  6. организация беспроблемного прохода промо-персонала на место работы;
  7. прием рекламного инвентаря (форма, стойки и др.) на склад агентства;
  8. контроль расхода рекламного материала и сдача остатков по окончанию проекта;
  9. использование и контроль расходов в пределах выделенного бюджета;
  10. наблюдение за сроками выполнения сотрудниками важных поручений и ежедневно поставленных перед ними задач;
  11. составление отчетности (письменный отчет, фото-отчет) по итогам проделанной работы.

Основной обязанностью координатора является работа с заказом на всех его этапах.

В чем плюсы

Координатор - это тот человек, который имеет множество связей в разных сферах деятельности, что помогает без труда найти человека для выполнения той или иной задачи проекта. Как правило, у координатора уже есть своя обширная база промо-персонала, благодаря чему команда для выполнения проекта набирается в кротчайшие сроки. Этот человек способен быстро выделить все самое необходимое или собственноручно воссоздать нужную информацию. Возможно, даже создать уникальную, которой до этого даже не существовало. Он разрабатывает индивидуальный план и контактирует с каждым руководителем по имеющемуся направлению. Координатор способен моментально устранить любую возникающую во время работы проблемную ситуацию.Он осведомлен о подводных камнях организационных моментов, знаком с бумажной работой. А так же координатор полон идей и энтузиазма для воплощения ваших задумок в жизнь!

Подводя итоги, можно дать четкое определение такой должности, как координатор. Координатор - это человек, от которого зависит конечный результат проведенной промо-акции. Он ответственен за продвижение, как самого проекта, так и продукта, рекламируемого им.

Как организовать взаимосвязь заказчика и исполнителей

КоординаторВ российской практике нередко встречается мнение, что координатор проекта – это некое подобие секретаря руководителя компании, инициировавшей и финансирующей начинание. То есть это человек, не дающий нормально работать менеджерам, постоянно требующий от них отчетов и бумажек для шефа. Работа эта зачастую считается менее престижной, чем менеджерская, и не сулящей серьезных карьерных перспектив.

Читайте также:  Топ 7 профессии для удаленной работы - что лучше выбрать новичку?

На самом деле служебные функции координатора предполагают, что он является связующим звеном между заказчиком и исполнителями. По сложившейся традиции, не менее 70% своего времени координатор уделяет закрепленной за ним инициативе.

С одной стороны он контролирует ход реализации инициативы и на основании этого принимает стратегические решения, с другой – оказывает всяческое содействие команде в ее работе, направленной на итоговый успех. Если кто и скажет инвестору о том, что project manager не справляется со своими обязанностями и может загубить все дело, так это именно координатор инициативы, который всегда держит руку на пульсе событий.

Исходя из стоимости, сложности и важности проекта для компании, заказчик может нанять работника для выполнения обязанностей координатора со стороны, а может возложить эту функцию на человека с высоким кредитом доверия, например, своего заместителя или помощника. Это лицо наделяется окончательными полномочиями по большинству вопросов и несет ответственность за проект наряду с менеджером.

Координатор следит за тем, чтобы выделенные деньги расходовались рационально и по целевому назначению, выполняемые командой задачи были направлены на полезный для компании результат. Он уполномочен давать задания относительно хода выполнения различных процессов руководителю и членам команды проекта, а также требовать их выполнения. Получая от проектного менеджера информацию о тех или иных возникающих проблемах, он принимает все возможные меры для их устранения или минимизации.

Существуют разновидности инициатив, которые требуют определенных умений и знаний от их координаторов, например:

  • инвестиционные инициативы (производственные, строительные, торговые), ставящие во главу угла получение дохода;
  • BTL – проекты, направленные на повышение продаж (маркетинговые коммуникации, проведение различных промоакций, конференций, выставок, организация спонсорства и программ лояльности);
  • IT – проекты, целью которых является создание и наполнение веб-сайтов, а также разработка различных программных продуктов;
  • социальные проекты, которые не влекут за собой получение прибыли, однако улучшают условия жизни населения конкретных территорий или отдельных групп людей.

Для каждой группы начинаний требуются специалисты своего дела, иногда профессионалы в узкой сфере, эти люди могут стать менеджерами и организовывать непосредственно все рабочие процессы, не отвлекаясь на внешние факторы. Для решения вопросов более общего характера нужен человек, который умеет решать проблемы, поддерживать нужные контакты и договариваться со всеми сторонами. В итоге, слаженная совместная работа координатора и руководителя начинания дает возможность объединить все ресурсы (организационные, финансовые, юридические, личные) заказчика и членов команды для достижения наилучшего конечного результата в срок и с наименьшими затратами.

Права и обязанности

Для полноценного и успешного выполнения своей работы координатор должен обладать следующими правами:

1) Координаторы – это люди, которые делают деньги из информации. Поэтому все сотрудники компании обязаны делиться необходимой информацией с координатором.

Выбор команды

2) Координатор имеет полное право делиться с начальством своим видением проектных работ. Также он может отстаивать необходимые в его деятельности вопросы, добиваясь соответствующих изменений.

3) Выбор команды по отработке проектных заданий, подбор соответствующих экспертов и партнёров.

4) Использование финансовых ресурсов в пределах выделенного бюджета.

Однако не только права имеет координатор. Обязанности, которые на него возлагаются можно обобщить в определённые функции, которые носят название «должностные обязанности»

Какие функции выполняет

Работа проектного координатора состоит в выполнении целого ряда должностных функций. Функции координатора включают в себя:

Функции координатора

1) Ведение и заключение дилерских соглашений.

2) Маркетинговая работа, которая включает в себя:

а) сотрудничество с региональными компаниями и представительствами;

б) маркетинговые исследования целевых рынков;

в) участие в разнообразных семинарах, выставках, представление на них продукции компании.

3) Непосредственная работа с клиентами.

4) Регулирование и контроль дебиторской задолженности с контрагентами.

5) Работа с заказами на всех этапах.

6) Мониторинг объёмов продаж как собственной фирмы, так и конкурентов.

7) Работа со счетами, резервированием товаров и прочее.

Административные обязанности

Координатор проекта – это управленец. Следовательно, он обладает рядом административных обязанностей. К основной административной работе можно отнести:

1) Работа по подбору соответствующего персонала, команды проекта, а также его мотивация к успешной работе.

2) Бюджетирование проекта, разработка и контроль расходов.

3) Стратегическое и тактическое планирование (сроком на дни, месяцы, годы).

4) Составление отчётности по фактам выполненной работы и результатам деятельности.

Читайте также:  Кто такой маркетолог простыми словами - как устроиться на работу

5) Документирование деятельности проектной команды. Так, к основным документам, которые регламентируют деятельность координатора, принадлежат:

а) внешняя документация (нормативно-правовые акты, стандарты проектной деятельности);

б) внутренняя документация (Положения компании, её Устав, Правила трудового распорядка, Должностная инструкция и т. д.)

Чем отличается технический координатор от координатора проектов

Между профессией технического координатора и ранее рассмотренного координатора проектов существует огромное количество отличий. Должность «технический координатор» предоставляется чаще всего автосалонами.

Технический координатор

Основные обязанности, которые выполняет человек на данной должности, включают:

1) обучение и управление персоналом;

2) контроль наличия и использования оборудования;

3) кооперацию со службой технического обслуживания по вопросам проведения гарантийных ремонтов;

4) оформление документации;

5) технический контроль над заводом-производителем;

6) управление диагностическим оборудованием.

В продажах

Новой и динамически развивающейся профессией является координатор отдела продаж. Кто это? И какие функции выполняет?

Координатор продаж

Такие должности характерны для торговых предприятий, которые активно расширяются и увеличивают объёмы продаж. К основным обязанностям координатора отдела продаж принадлежат:

1) коммуникативные отношения с клиентами и внутренними службами;

2) предоставление информации об ассортименте и наличии товарной продукции, а также стоимости и системе скидок;

3) работа по приёму и обработке заявок;

4) донесение информации о новых продуктах до потребителя;

5) обслуживание баз данных, а также ведение первичной документации;

6) управление всеми этапами договорных отношений, контроль дебиторский задолженности.

Общая должностная инструкция

Принятый на эту должность сотрудник несёт полную ответственность за размещение рекламных макетов в изданиях и обработку различной финансовой документации. Координатор должен строго придерживаться принятого в компании порядка выполнения проектов. Ему необходимо контролировать все рабочие нюансы в рамках процесса обработки информации. В его обязанности входит наблюдение за сроками выполнения сотрудниками важных поручений и ежедневно поставленных перед ними задач.

Координатор – это представитель компании, умеющий вести первичную бухгалтерию, хорошо знающий законодательство о рекламе и СМИ, свободно владеющий программами Word, Excel и освоивший знания документооборота. Он обязан следить за движением денежных средств в компании, вести переговоры с представителями других фирм, отвечающими за оплату услуг, вести финансовую отчётность и сверять данные с бухгалтерией.координатор функции

Остальные обязанности

Помимо вышеперечисленного, он несёт ответственность за расстановку макетов на флэтплане и следит за своевременным наполнением сайта компании контентом. Под его опекой также находится координация работы коммерческой службы. Координатор обязан разрешить любой возникающий во время работы проблемный вопрос. По каждому отдельному проекту он обязан вести разработку индивидуального плана и взаимодействовать со всеми руководителями по заданному направлению.

Также в обязанности координатора входит ведение технической схемы мероприятия, так называемой сетки. Она представляет собой громадный документ с цветовыми ориентирами, по которым определяют свои задачи все службы компании. Контракт, заключённый с очередным заказчиком, считается основным документом, соответственно, координатору приходится изучать его и знать буквально назубок. Кроме того, он обязан быть осведомлённым о подрядчиках, контактах всех ответственных, сметах. Руководители обычно не в силах справиться с таким огромным объёмом работ, и для этого им необходим координатор. Это нормальный рабочий процесс любой компании.координатор это

Зарплата

Заработок для координаторов проектов во многом связан с опытом. Тем более, что координаторы проектов доказывают, что могут успешно справляться с проектамитем больше будет спрос на их услуги.

  • Средняя годовая зарплата: 48 595 долл. США (23,36 долл. США / час)
  • 10% годового оклада: $ 69 000 ($ 33,17 / час)
  • Нижняя 10% годовая зарплата: 35 000 долл. США (16,82 долл. США / час)

Образование, обучение и сертификация

Формальная степень в управлении проектами обычно не требуется. Тем не менее, большинство работодателей имеют опыт работы в своей отрасли в течение нескольких лет и, предпочтительно, степень или сертификацию в этой области.

  • Образование: Хотя часто нет особых требований к степени, степень бакалавра значительно упрощает работу кандидатов. Степень в области связи, бизнеса, управления бизнесом или в других подобных областях может обеспечить необходимые навыки.
  • Сертификация: Работодатели ищут опыт в программном обеспечении, используемом профессионалами в этой области, поэтому сертификация в PRINCE2, Microsoft Office или Primavera может быть полезной.

Как получить работу

ИЗУЧЕНИЕ

Получение знаний в бизнесе и финансах выгодно.

ОПЫТ

Координаторы проекта обычно нанимаются из числа кандидатов, имеющих опыт работы на местах.

ИСКАТЬ БОЛЬШУЮ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Возможности могут прийти от успеха в больших и больших задачах до получения возможности в качестве координатора проекта.

Источники
  • https://BusinessMan.ru/new-koordinator-eto-professiya-sovremennosti.html
  • https://vostorg-wedding.ru/raznoe/koordinator-eto.html
  • https://mb-ar.ru/uroki-reklamy/koordinator---kto-on-pochemu-on-tak-vazhen
  • https://finswin.com/projects/personal/koordinator-proekta.html
  • https://FB.ru/article/142002/koordinatoryi---eto-kto-kakie-funktsii-vyipolnyaet-koordinator
  • https://ru.careerlu.com/32110-what-are-project-coordinators-2779611-43
[свернуть]
Поделиться:

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *