KPI что это такое простыми словами, зачем он нужен и как расчитать

Содержание

• 1 Расшифровка
• 2 Определение
• 3 Назначение
• 4 Виды
  • 4.1 Ключевые показатели
• 5 Формулы
• 6 Подсчет в Excel
• 7 Правила и принципы
• 8 Плюсы и минусы
• 9 Что делает эффективными
• 10 Примеры метрик
  • 10.1 Маркетологи
  • 10.2 Сбытовики
  • 10.3 Финансисты
• 11 Расчет
• 12 Контроль
• 13 Оплата труда
• 14 Можно прожить и без
• 15 Ошибки при внедрении
• 16 Возможные проблемы
• 17 Заключение

Расшифровка

Расшифровка  английской аббревиатуры – KPI — Key Performance Indicators  дает интересный дословный перевод

 Key – по-английски это ключ,

Performance — производительность, эффективность, результативность, работоспособность, быстродействие,

Indicators – показатель, индекс, признак.

Все синонимы при переводе приводят к единому смыслу – это ключевые показатели эффективности любой работы. Обобщив, можно сказать, что это оценка качества. Иногда это определение  называют по-русски кипиай.

Если упрощенно, совсем простыми словами, то кипиай для сотрудников это индикатор для системы мотивации, который показывает, что план выполнен или нет. Без KPI не может быть всей системы мотивации, это цифровое выражение результативности. Ниточка, если хотите, за которую можно дергать ежемесячно.

Ведь цифры, это уже то, чем можно управлять.

Поэтому для собственников и владельцев бизнеса, руководителей всех уровней – это необходимый управленческий инструмент для управления результативностью. Недаром, сферы применения расширяются все сильнее, вовлекая новые области. Где есть бизнес – там должны быть KPI. И совсем не важно, какой это бизнес – offline или  online.

Для сотрудников KPI является возможностью повлиять на свой личный доход.  Понимание механизма, а также знание своих целей и планов глобально влияет на удовлетворенность своей работой.

Определение

KPI — это ключевые показатели эффективности. Это критерий, который определяет, насколько успешно человек работает на том или ином участке. И  применяется в системе материальной мотивации. KPI призван в идеале, каждому сотруднику платить по заслугам, сколько заработал, столько и получил.

Информация для работодателей, кадровых подразделений – работники обязаны знать свой KPI. Это обязательное условие успешного внедрения системы мотивации. Прозрачность и еще раз прозрачность.

Ведь как бывает, один человек работает с перекурами, «подрыгивая ножкой», а его коллега пашет «как раб на солнцепеке». Однако получают они одинаково. Как вы думаете,  кто уйдет первый, и надолго ли хватит трудолюбивого и ответственного сотрудника?

При таком сравнении, а оно невольно бывает при общении в одном коллективе, правомерно возникает мысль: «А ради чего я буду упираться?». Возможное развитие событий  – сотрудник «скатывается» до уровня любителя перекуров. Или – находит себе работу, где его больше оценят (в прямом смысле).

Работодатель или собственник бизнеса получает в итоге, по прошествии лет, ровный «никакой» коллектив. Или  коллектив с нехорошим эмоциональным настроем.

KPI же позволяет урегулировать интересы двух сторон. Сотрудник получает, то, что он заработал. А владелец бизнеса, рост показателей, и в конечном итоге – прибыли.

Назначение

Количественная оценка рабочих позволяет получить практические данные об их ценности, зафиксировать прогресс и сравнить полученные результаты с конкурентами. Изначально KPI применялись только в сфере торговли, так как дают возможность проанализировать работу персонала и менеджеров, однако сейчас их использование возможно в разных отраслях и обеспечивает мониторинг на всех уровнях компании.

Так, для маркетологов это демонстрация успеха рекламных кампаний и средств привлечения потенциальных покупателей, для сбытовиков – отметка конъюнктуры рынка, торговых издержек, продаж и производительности торговых отделов. Финансисты применяют данные для анализа ликвидности, привлекательности бизнеса для инвесторов, отчета о доходах и расходах.

Виды

Разделять KPI можно по многим признакам, перечислим основные.

Цели для бизнеса:

• Прибыльность
• Эффективность
• Риск

Метрики Прибыльности связаны с продажами и маркетингом. Метрики Эффективности связаны с эффективностью ведения бизнеса, с ресурсами и операциями. Риски связаны с показателями устойчивости с учетом текущих условий движения денежных средств.

Функция или департамент:

• Менеджмент
• Финансы
• Продажи
• Маркетинг
• HR
• Сервис
• IT и т.д.

Что интересно финансисту, может быть не интересно HR-директору, и наоборот.

Индустрия:

• Производство
• Розничная торговля
• Энергетика
• Исследование рынка
• Логистика
• Здравоохранение
• Медиа и т.д.

У каждого направления бизнеса будут свои особенности и свои специфические показатели.

Абсолютные или относительные:
Можно считать конкретные числа (продаж, клиентов, просмотров страниц), а можно смотреть сравнение с прошлым периодом, с планом.

Материальные и абстрактные:
Можно считать вполне себе материальные объекты - людей, вагоны, футболки. А можно считать конверсию покупателя и процент вовлеченности - такие показатели сложнее пощупать и понять, но они могут нести очень значимую информацию о бизнесе.

Отстающие и опережающие:
Одни KPI используются для прогнозов, другие для контроля отставания. Одни интересны для стратегических планов - куда движемся и достижимы ли эти цели? Другие актуальны для менеджеров, занимающихся оперативным управлением и контролирующих выполнение или отставание факта от плана.

Количественные и качественные:
Что-то можно измерить в числах, а что-то определить только как категории. Что-то можно объединять в группы и кластеры, что-то нет.

Ключевые показатели

Ключевые показатели эффективности KPI бывают двух видов:

• Запаздывающие. Именно они показывают итоги проделанной работы. Это финансовые показатели, определяющие потенциальные возможности предприятия, но они не могут отразить эффективность ни всей фирмы, ни ее подразделений.
• Оперативные. Эти показатели, которые называют еще опережающими, дают возможность направлять дела в нужное русло в течение отчетного периода и приводить их к конечному нужному результату. Именно на основании оперативных показателей эффективности можно сделать анализ качества рабочих процессов, производимого товара, а также понять, насколько доволен этим товаром потребитель.

Формулы

Чтобы оценить всех, кто работает в организации, по КиПиАй разрабатывается матрица, или указ о целях. Общая форма выглядит так:

Рассчитывается так:

• G=((F–С)/(D– C))*100%.

Пояснения:

1. Ключевые показатели – то, что работодатель хочет получить от персонала. При этом, в зависимости от занимаемой должности, человеку будут предъявлены определенные критерии.
2. Веса – указываются числа в диапазоне в интервале от 0 до 1, где один является наиболее высоким значением. Показывает приоритеты, которыми наделен предыдущий столбец с учетом задач организации.
3. База – самые минимальные цифры, которых нужно придерживаться. Все, что находится ниже, считается отсутствием результата, становится вопрос о необходимости такого сотрудника.
4. Норма – то, сколько было достигнуто за аналогичный промежуток, который был до этого. Это требуется выполнить каждому работнику в обязательном порядке. Если получилось меньше, значит, не справился со своими обязанностями.
5. Цель – необходимо достичь в указанный срок. Он призван стимулировать персонал на получение наилучшего положения.
6. Факт – сколько по итогу заданного периода.
7. Индекс дает понятие о том, как полученное разнится с нормативом.

Подсчет в Excel

Вообще владельцам уже давно ничего считать и отслеживать вручную каждую цифру не надо, ведь уже созданы программы, помогающие делать расчеты почти в автоматическом режиме. Однако для некрупного бизнеса или на первоначальном этапе внедрения может ощутимо ударить по бюджету. Как посчитать KPI с меньшими затратами? В таком случае лучше всего сделать математические спекуляции в специализированном приложении или табличных редакторах, которые есть в любом офисе.

Все организации определяют Key Performance Indicators и вес каждого индивидуально. Статистика зависят от потребностей компании. Например:

1. Цель – чтобы было продано продуктов на сумму 500 000 рублей каждый месяц. Тогда за основу берется план продаж. Система измерения: фактическое/плановое сложение проданного.
2. Задача– необходимо увеличить цену отправки в период, например, месяц, на 20%. Тогда это будет средняя цена отгрузки. Способ подсчета: реальная/запланированная усредненная величина поставки.
3. Приоритет – повысить число покупателей на 15% в назначенном регионе. В расчет берутся – количество клиентов в базе данных организации. Как посчитать: подлинное/предполагаемое увеличение потребителей продукта.

Выставление коэффициентов, или ранее называемых весов, бизнесмены выставляют самостоятельно. Например:

• выполнение плана менее 85% – недопустимо.
• показатель 100% – обозначается 0,40.
• результат 120% – 0,005 за каждые 5%.
• нет ошибок – 0,15.
• справились без замечаний – 0,20.

Пояснения:

1. Оклад – это то, сколько человек получает по факту отработанных часов без входящих в это время обязанностей по консультированию и прочему. Чтобы считать было удобно, фиксированная и переменная часть в примере сделаны равными.
2. Процент выполнения плана продаж и работ берется из уже полученных в течение дня или месяца итогов.
3. Чтобы вывести цифру премии, берутся коэффициенты. Вот так выглядит формула в Excel индивидуально по любому сотруднику: =(50%*(ЕСЛИ(D3<80%;0;ЕСЛИ(D3<90%;0,5;ЕСЛИ(D3<100%;1;1,5))))). Так как были взяты одинаковые цифры дополнительной и основной оплаты, то и расчеты для этого подойдут такие же, меняются только ссылки на ячейки.

4. =C3*(F3+G3) – так рассчитывается начисляемая дополнительная оплата. Далее производится умножение доплаты на число показателя 1 и 2 по каждому работающему человеку.
5. В итоге зарплата – оклад + вознаграждение.

Это всего лишь простой пример, на который можно опираться. Но разрабатывать и внедрять систему каждая компания должна самостоятельно, учитывая собственные потребности.

Правила и принципы

Правила и принципы внедрения KPI заключаются в следующем:

• Правило «10/80/10» . Это означает, что компания должна иметь около 10 ключевых показателей результативности, до 80 производственных показателей и 10 ключевых показателей эффективности;

• Принцип управляемости и контролируемости. Подразделению, ответственному за определённый показатель, должны быть выделены необходимые ресурсы на управление им, и полученный результат может быть проконтролирован;

• Принцип партнерства. Для успешного решения задачи повышения производительности требуется установление эффективного партнерства между всеми заинтересованными лицами;

• Принцип перенесения усилий на главные направления. Для повышения производительности труда требуется расширение полномочий сотрудников организации, повышение квалификации персонала, проведение тренингов, эффективное взаимодействие подразделений компании;

• Принцип интеграции процессов оценки показателей, отчетности и повышения производительности. Должна быть создана интегрированная схема оценки показателей и отчетности, стимулирующая конкретные действия сотрудников компании. Для этого следует регулярно проводить совещания, которые по срокам зависят от сложности решаемых вопросов;

• Принцип согласования производственных показателей со стратегией. Показатели производственной деятельности должны быть привязаны к текущим факторам успеха, составляющим сбалансированную систему показателей, и соответствовать стратегическим целям организации.

Плюсы и минусы

Плюсы (и, как следствие, достижение целей):

• возможность сотрудника влиять на свою зарплату;
• ответственность работника за отдельный участок работы и прозрачность задач;
• участие сотрудника в достижении общей цели компании;
• возможность корректировки целей руководителем в процессе работы;
• взаимодействие руководителя с подчиненным в более плотном режиме.

Минусы (и, как следствие, демотивация работника):

• недостижимость выполнения поставленных параметров;
• малая доля каждого индикатора в сумме бонуса из-за их большого количества;
• трудозатратность внедрения системы;
• неравномерность решения задач в связи с некорректным определением стоимости нормативов.

Что делает эффективными

KPI ценны прежде всего из-за понимания того, как прогрессирует бизнес. Если они показывают рост, они вдохновляют!

Однако, слишком часто организации слепо принимают отраслевые KPI, а затем задаются вопросом, почему эти индикаторы не отражают успех их собственного бизнеса и не оказывают какие-либо позитивные изменения. Одним из наиболее важных, но часто упускаемых из виду аспектов ключевых показателей эффективности является то, что они служат одной из форм общения внутри компании. Таким образом, они соответствуют тем же правилам, что и любая другая форма общения. Ключевые показатели – это краткая, ясная и релевантная информация, которая скорее всего, будет воспринята ответственными сотрудниками и станет руководством к действию.

Эта форма общения на уровне руководителей отделов, менеджеров и аналитиков должна стать системной и непрерывной, как любой итеративный процесс. По мере развития системы индикаторов успеха, происходит оптимизация способов получения исходных параметров и появляется возможность прогнозировать отдачу на предпринятые усилия.

Примеры метрик

Видов KPI-метрик множество, но все их можно распределить в четыре основные группы. К наиболее часто используемым КИПИАЙ относят следующие индикаторы:

Продажи	Финансы	Управление проектами	Маркетинг
Ежемесячный рост продаж	Маржа чистой прибыли	Плановая, фактическая и заработанная стоимость	Стоимость посетителя и лида
Количество реальных и потенциальных клиентов	Операционный денежный поток	Производительность и эффективность затрат на проект	Конверсия и изменения трафика
Ресурсы, потраченные на одного клиента	Коэффициент учета заработной платы	Просроченные проектные задачи/сжатые сроки	Кликабельность (CTR)
Средний объем продаж на одного клиента за определенное время	Дебиторская и кредиторская задолженность	Процент проектов, завершенных в срок, и отмененных	Количество переходов из социальных сетей и от PR-кампаний
Скорость клиентооборота	Оборотный капитал	Стоимость управления процессами	Среднее время на странице
Стоимость возвращаемых товаров и гарантий	Затраты на расчеты с поставщиками	Рентабельность инвестиций	Ежемесячные новые лиды/перспективы

Конечно, каждая организация подбирает подходящие индикаторы в зависимости от специфики работы, создает новые – как для постановки и достижения целей всей компании, так и для отдельных групп и специалистов.

Маркетологи

Отделу маркетинга нужно понимать и продемонстрировать эффективность рекламных кампаний. Это касается, как онлайн и оффлайн рекламы , так и эффективности по каждому из каналов коммуникаций с потребителем.

Отделы маркетинга работают по разным проектам. От социальных средств массовой информации и площадок контекстной рекламы до рассылок почтовых отправлений. Цель — привлечь потенциальных покупателей. Широкий спектр каналов, которыми пользуются маркетологи, требует активного анализа эффективности выполнения маркетингового плана. Руководители компании хотят видеть наглядный обзор по отделу в целом, в то время как маркетологи будут заинтересованы детально изучить текущие результаты для более глубокого понимания результатов работы изо дня в день.

Сбытовики

Для того, чтобы добиваться высоких результатов, необходимо систематически контролировать объем выручки, процент закрытых сделок, регулярность продаж и частоту повторных покупок лояльной аудиторией. Важно иметь возможность оценить конъюнктуру рынка и эффективность торговых издержек, рост продаж по сегментам, потенциальный доход в воронке продаж, эффективность самих продаж и рентабельность сбыта. Список ключевых показателей велик и многогранен. Руководителю важно держать руку на пульсе и обладать уверенностью в потенциале роста бизнеса. Менеджерам по продажам требуется выполнить план, и нельзя упустить потенциального клиента.

Финансисты

Успех бизнеса зависит от доходов компании и умении управлять своими финансами. Акционеры и руководители компании, а также потенциальные инвесторы и кредиторы, будут использовать финансовые данные для оценки эффективности и жизнеспособности бизнес — модели. Использование в своей деятельности таких финансовых KPI, как коэффициент текущей ликвидности, возврат денежных средств на собственный капитал, дебиторская и кредиторская задолженности, отчеты о прибылях и убытках, доказывают привлекательность и финансовое здоровье бизнеса.

Расчет

Данный пункт, в первую очередь, необходим для руководителя. Стоит заранее провести анализ того, как скажется на компании внедрение KPI.

Бывают случаи, когда показатели определены не верно. И в таком случае, премии сотрудникам начисляются, компания растет (в выбранном векторе). А деньги (капитал, доход, прибыль) — убывают.

Расчет необходим для того, чтобы убедиться, что выполнение KPI действительно приведет компанию к необходимым результатам.

Контроль

Но и после успешного запуска системы KPI в организации нельзя отпускать ее работу из поля своего ведения.

Регулярно контролируйте отлаженность его работы на протяжении всего использования, и тогда ключевые показатели эффективности принесут бизнесу исключительно прибыль.

Осуществлять контроль достижения показателей KPI можно с различным временным интервалом (ежедневно, еженедельно), но не реже одного раза в месяц.

Контроль осуществляется путем расчета эффективности сотрудников, процесс которого описан выше.

В случае, если показатели KPI не достигаются большей долей сотрудников, необходимо проанализировать причину данного явления.

Это может быть спровоцировано завышенными значениями показателей KPI, в другом – недостаточное усердие сотрудников.

В обоих случаях необходимо предпринять определенные меры, чтобы новая система работала более эффективно.

Оплата труда

Эффективность и результативность сотрудников должна влиять на их заработную плату, в таком случае мы получаем явную мотивацию выполнять и перевыполнять поставленные планы.

Практически у всех работников есть фиксированная плата за отработанное время. Это гарантированные выплаты, но, кроме них, для лучшей мотивации используется премиальный фонд. Если работник выполнил и перевыполнил поставленный план, то его зарплата увеличивается. Если план не выполняется, то, кроме фиксированной платы, менеджер ничего не получает.

Например, есть оклад 1 000 $ в месяц, который не зависит от выполнения плана. Также есть надбавка 300 $ за достижение плановых показателей. Если рост превышает установленные значения, то надбавка пропорционально увеличивается. Например, план продаж менеджер выполнил на 120 %, значит, надбавка составит не 300 $, а на те же 20 % больше, то есть 360 $ – итого менеджер в этом месяце получит 1 360 $.

Система мотивации должна быть четкой и понятной для конкретного сотрудника, не стоит создавать сложные формулы, в которых может разобраться только экономист.

Кроме денежных поощрений, возможны и другие мотиваторы. Многие относятся к ним скептически, однако практика показывает, что они неплохо работают в дополнение к хорошей заработной плате. Что это может быть:

• дополнительные дни отпуска;
• расширение социального пакета;
• карьерный рост;
• оплаченные предприятием тренинги и курсы повышения квалификации;
• путевки для сотрудников и их детей;
• присуждение звания, например, “лучший менеджер месяца”;
• ценные подарки;
• скидки на товары и услуги фирмы;
• бонусные карты и промокоды.

Можно прожить и без

 Наверное, нет сферы где бы KPI, так или иначе не применялся. Приведу пример бизнеса, далекого от цифр и управленческих секретов. Строительная бригада, работающая в одиночку. Даже у них есть показатели эффективности: Время = Как быстро они сделают ремонт. Качество – не будут ли пузыриться обои. Пусть бригадир и не называет по-научному, но все же контролирует общую работу. Иначе, как выжить среди моря конкурентов?

Абсолютно в любой работе найдется признак, по которому можно определить – хороший ли это результат:

• Для специалиста по продажам – количество продаж
• Для маркетолога – соотношение % всех клиентов и купивших товар
• Для производства – время процесса  и масса других
• Для бухгалтера — % ошибок

Ключевой показатель может служить как на понижение, так и на повышение индикатора. Грамотно построенный бизнес пронизан KPI снизу доверху и по горизонтали. Показатель ключевой эффективности есть у всех сотрудников начального, среднего звена.

Все руководители имеют свой KPI. Правильно отточенному бизнес-процессу просто необходим индикатор качества.

Конечно, для разных сфер деятельности отличается он  друг от друга. Но так как я обещала быть краткой в этой статье, если интересно продолжение и расширенные версии:

• Примеры KPI для интернет-бизнеса
• Примеры KPI для офлайн бизнеса
• Нематериальная мотивация

Больше красочных подробностей и практичных советов читайте  в статье  про систему  kpi в компании.

Конечно и  без KPI можно как-нибудь прожить. Но именно «как-нибудь». Если все равно, куда «плывет» бизнес и что делают сотрудники на рабочем месте. Если не важно, что подумают о компании клиенты.

Ошибки при внедрении

Часто бывает так, что в новую схему работы предприятия вкладываются силы и время руководителя, финансового директора, экономиста, начальников отделов, менеджеров, а в результате KPI существуют только для “галочки” и не приносят реальной пользы. Это одна из основных проблем: мы знаем, как создать систему, но не умеем ей пользоваться.

Другие типичные ошибки:

• несогласованность индикаторов для разных подразделений;
• неправильный выбор ключевых факторов успеха;
• отсутствие у сотрудников возможности влиять на конкретные показатели работы;
• отсутствие грамотного планирования и контроля за выполнением плана;
• отсутствие ответственности и мотивирующей системы поощрений;
• негибкость руководства и невозможность своевременной корректировки системы KPI;
• слишком много показателей, за которые отвечает один человек;
• завышенные планы;
• использование индикаторов не для поощрения, а для наказания.

Еще один недочет – сосредоточенность только на финансовых показателях, в то время как важными могут быть другие, так называемые упреждающие факторы. Например, в отделе продаж могут быть важны не только объемы реализации в отчетном периоде, но и количество новых и повторных контактов с потенциальными заказчиками, которые принесут свои плоды в будущих периодах.

Возможные проблемы

Внести новые процессы в четко отлаженную схему порой очень сложно. В первую очередь необходимо четко донести персоналу свои намерения и объяснить принцип работы системы. Следует учитывать следующие правила:

• Заработную плату нельзя уменьшать. Оклад сотрудника уменьшается, но размер надбавки должен повышаться за счет увеличения результативности работы. Таким образом работодатель стимулирует персонал.
• Целевые значения соответствуют реальным возможностям. Если результаты недостижимы, то и смысла переусердствовать не будет;
• Требуется тщательный анализ метрик. Они должны быть четкими и измеримыми, а формула простой.
• Индивидуальный подход к каждому трудящемуся или отделу.
• Выбор грамотного специалиста или аналитика в сфере внедрения КПЭ.

Если игнорировать основные принципы и не наладить отчетность, то вложения на внедрение новой системы окажутся нерезультативными, а точное измерение и контроль невозможным.

Заключение

Внедрение системы KPI — важный шаг для повышения эффективности выполнения различных бизнес-задач в любой компании.

Но подходить к нему нужно вдумчиво, опираясь на цифры, а не интуицию. Тщательно анализировать внутренние процессы, а также приоритеты конкурентов. Разрабатывать систему оценки ключевых показателей и их контроля, мотивации сотрудников и отслеживания их успехов.

7 раз подготовься, 1 раз внедри (как-то так было в пословице) — это как раз про KPI. Причем, не важно, внедряете вы его для всей компании, директора, производства или отдела маркетинга.